En el mundo empresarial, es importante dominar la redacción de todo tipo de textos: actas, cartas, correos electrónicos, informes, manuales, instrucciones y procedimientos, notas de prensa, memorias, folletos, presentaciones, páginas web. Si el receptor no comprende un mensaje o lo malinterpreta, seguramente se debe a la falta de claridad por parte del emisor. Por consiguiente, el reto más importante para cualquier redactor es captar la atención del lector.

Claves para la redacción de textos

Antes de escribir es necesario planificar nuestro escrito. La planificación de un documento es tan importante como su redacción y revisión final. Emplearemos un 50% del tiempo en planificar, un 25% en redactar, y otro 25% en corregir. La redacción de un texto exige que reflexionemos antes de escribir. Asimismo, es fundamental orientar el escrito a las necesidades del lector, tanto en la estructura del mensaje como en la selección de las palabras.

Un escrito bien estructurado facilita la localización de la información y la comprensión de los contenidos. Cuanto más reducida sea la información, más eficaz será la comunicación. Una vez configurada la estructura del documento, lo más adecuado es fragmentar los contenidos en unidades o bloques para facilitar al lector la asimilación del escrito. Según diversos estudios sobre el tema, procesamos y recordamos de cinco a nueve unidades de información.

No obstante, independientemente de su estructura, todo documento deberá percibirse como una unidad textual. Cualquier escrito profesional debe tener puntos clave, estructura lógica y presentación El lector necesita distinguir muy claramente, en el mínimo tiempo y con el menor esfuerzo posible, cuál es la idea principal y cuales son las secundarias. Para la presentación, debemos tener en cuenta todos los aspectos tipográficos que intervienen en su composición.

En cuanto a la selección de palabras, en general, lo mejor es emplear frases cortas que no superen las 20-25 palabras, y párrafos breves que no sobrepasen las seis líneas. La claridad de un mensaje escrito consiste en no dejar duda alguna sobre su significado. Conseguir una comunicación clara supone utilizar palabras con propiedad, evitando los términos ambiguos y utilizar frases con una construcción sintáctica sencilla (sujeto, verbo y complementos).

La revisión final de un texto desempeña un papel fundamental en el proceso de cualquier escrito. Es conveniente dejarlo reposar una vez finalizado, antes de comenzar a la corrección. Asimismo se recomienda hacer una lectura global del documento antes de corregir cada una de sus partes. Por último, el corrector de los procesadores de textos y la lectura de alguien que no haya intervenido en la redacción, contribuyen en gran medida a mejorar su calidad.

Fuente de información:

Gironella, Natalia. Portocarrero, Felipe. La escritura rentable.

Post escrito por Carmen Rafecas.