Culture of Peace to drive social change

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La planificación en los actos solidarios

La planificación en los actos solidarios requiere mucho tiempo para planificar y deliberar. Su principal dificultad es la falta de presupuesto ya que los fondos suelen ser muy limitados. Sin embargo, hay que recordar siempre que la idea principal del acto es recaudar dinero para apoyar una causa.

Por lo tanto, antes de empezar a planificar todas las tareas, hay que decidir a quién donar lo recaudado, cuáles son sus necesidades y que consigna vamos a establecer. Es muy importante organizar el acto con total transparencia para que el donante tenga muy claro qué se va a hacer con su donación.

A continuación ya se puede diseñar el plan del acto solidario, ordenando cronológicamente todas las tareas desde los subcomités hasta los voluntarios. Se determinará un comité, los subcomités necesarios responsables de diferentes áreas y las personas que se necesitaran en cada subcomité.

Asimismo, es importante contar con un equipo de personas con ganas de implicarse en alcanzar el objetivo para el bien común de otros. Tendrán que segmentar y elegir el público que esperan atraer, y el tipo de acto que quieran organizar. Por ejemplo un concierto, una cena de gala, una maratón, etc.

Para finalizar, es importante comprender que el éxito de la recaudación de fondos de un acto solidario, fortalece una futura financiación para continuar apoyando la causa. Por consiguiente, la presión debe recaer en la organización del acto presente y en su continuidad para los años próximos.

Post escrito por Carmen Rafecas.

El lugar de celebración

El lugar de celebración puede hacer que la reunión sea todo un éxito, o por el contrario puede echarla a perder. El organizador tiene la responsabilidad de asegurarse que el lugar de celebración elegido se adapte a la reunión en cuestión. Por consiguiente, no vale la pena aceptar ningún lugar que no cumpla las expectativas. Y sin embargo, lo importante es que los asistentes recuerden la reunión y no tanto el lugar de celebración.

Cuando altos cargos deben reunirse para cerrar un negocio de importancia, lo que realmente se necesita es discreción.  En consecuencia, muchas reuniones se celebran en entornos rurales en los cuales se puede disfrutar de paz y tranquilidad. Y puesto que el cambio radical de entorno favorece en la concentración de la reunión, lo más acertado es celebrar la reunión en alguna propiedad privada, situada a las afueras de la ciudad y alejada del ruido.

Igual de importante es tomarse el tiempo que sea necesario antes de decidirse por un espacio determinado. Una vez elegida la sala de reuniones, el espacio restante se utilizará para la recepción, área de descanso y el catering. Asimismo, el organizador debe estar al corriente de otros requisitos específicos como por ejemplo la protección del material de valor y la protección de la intimidad en las reuniones de más confidencialidad.

Para finalizar, el organizador debe tener en cuenta las consideraciones medioambientales en el ámbito de las reuniones. Por ejemplo, la agencia Green Flag trabaja junto con la industria hotelera para estimular la conciencia relativa al medio ambiente. También los planes de reciclaje y eliminación de residuos de los hoteles, o bien la utilización de gasolina sin plomo en el transporte de alquiler, son acciones interesantes de comunicar a los delegados.

Post escrito por Carmen Rafecas.

Event management strategy

A well planned event at a strategic level must become a brand experience that we can spread online, press, and all marketing tools we can think. We must focus on the strategic goal that the customer wants to achieve, thinking, and develop it carefully. That is to say, make the maximum possible touch points for users to interact. Also, the vote lives during the event it’s a useful tool that provides dynamic presentations and get feedback from the audience interactivity.

Therefore, in the call, broadcast and event management, we must include the use of web 2.0 applications, online and mobile communications, access control system (RFID), webcasting, online registration and event management software. Likewise, it is essential to fulfill with current data protection legislation, and in the same way, the software must be designed to store the information about who has access to files at all times, if those files are shared.

Finally, we must work on experiential marketing because the client searches for a direct and measurable impact. This concept integrates live and online marketing, offering a deep interaction with the brand or organizer company through a relevant story and immersing it. Managing emotions in the events is still uncommon, but it will become essential in the future to create a mood to the audience that causes them unforgettable emotions.

Source of information:

Roca Prats, José Luis. Comercialización de eventos.

Post written by Carmen Rafecas.

El protocolo aplicado a la restauración

En el campo de la restauración, el acto por excelencia es el banquete, una comida en la que concurren muchas personas para celebrar un acontecimiento. Sin embargo, en todos los ágapes, incluido el vino de honor, la recepción, el cóctel, el buffet, el desayuno de trabajo, el “coffee break” y el “coffee time”, se debe poner el mismo interés y la misma ilusión, ya que el resultado final tiene que ser un fiel reflejo de las peticiones y deseos de los clientes.

En primer lugar, se debe definir la filosofía de la celebración. Si se trata de una celebración íntima o de carácter público, número de comensales, número de mesas necesarias, si van a acudir autoridades y qué imagen se quiere ofrecer. En función de las respuestas y en base a las características del local, se elegirá el comedor más adecuado. Una vez definido el tipo de convite, se seleccionará el tipo de mesa que se va a utilizar, única o múltiples en función del número de comensales.

Las mesas se alinean siguiendo diferentes criterios, como la arquitectura del local, la orientación a las puertas de servicio o el sistema de servicio que se vaya a realizar. Una vez colocadas, calzadas y forradas, se colocaran las sillas, confortables y con la altura suficiente proporcional a la altura de la mesa. El criterio para la colocación de vajilla, cubertería y cristalería, es el de colocar tan solo aquellos utensilios que van a ser utilizados, en función de los alimentos y bebidas que se vayan a servir.

Hay que tener en cuenta, que la misma importancia que tiene una comida exquisita la tiene la decoración de la sala, cuyo criterio fundamental es que sea elegante, sencilla y funcional. La ornamentación floral no debe entorpecer la visión de los comensales, para la mantelería de día se deben eligir colores muy claros y en las cenas, manteles blancos. Las velas solo se utilizan por la noche y han de ser encendidas en el momento del acceso de los comensales al salón.

Cuando se organiza un banquete, se debe atender al rango del acto y a la figura del anfitrión, por lo que se aplicará o no, el RD 2099/83. La presidencia francesa es el sistema de colocación en las mesas más utilizado, sobretodo en España, para las comidas oficiales y de trabajo. Las presidencias se sitúan en el centro de la mesa y una enfrente de la otra, siendo su ventaja principal la agrupación de los invitados de mayor categoría, sentados sucesivamente a derecha e izquierda de las presidencias.

Al final del banquete, por tradición, es habitual efectuar los discursos. Sin embargo, la tendencia actual es de iniciarlo con los discursos y brindar a continuación. La duración ideal de un discurso varía entre cinco y diez minutos. El brindis, por lo general en Europa y el resto del mundo, tiene lugar al término de la comida. Por último, no debemos olvidar consultar con el cliente si va a ser necesario el uso de podio o atril, y comprobar que el micrófono funcione correctamente antes del inicio del banquete.

Fuente de información:

Cabero Soto, Cristina. Gestión de protocolo.

Post escrito por Carmen Rafecas.

Protocolo diplomático

Conforme a una perspectiva mundial, las relaciones internacionales median por el buen entendimiento entre los Estados a través de los representantes diplomáticos para mantener la paz y la seguridad internacional. Por ello, la Asamblea General de las Naciones Unidas convocó la Convención de Viena de 1961 cuya principal función fue reglamentar las inmunidades y privilegios diplomáticos, y la Convención de Viena de 1963 para abordar todo lo concerniente a los consulados.

Las embajadas y los consulados pueden ser de gran ayuda a lo que a protocolo se refiere. En el caso de tener que atender a una o varias personalidades extranjeras, se puede solicitar a la embajada o al consulado cuál es el protocolo a seguir en cada caso. Además pueden facilitarnos una relación de personal diplomático y consular que trabaja en el país en el que nos encontraremos, cuya presencia puede ser importante a la hora de organizar un acto oficial.

Para consultar la legislación protocolaria, se recomienda visitar los sitios corporativos gubernamentales y también la oficina de turismo, que nos aportará importantes datos acerca de sus gentes, costumbres, gastronomía, idioma, transacciones económicas o requisitos de entrada y salida del país. En el campo de las relaciones internacionales, cabe destacar por su importancia, las organizaciones internacionales Naciones Unidas y Unión Europea.

En las Naciones Unidas, protocolariamente, los Estados y las delegaciones representativas se colocan por orden alfabético del nombre de su país en el idioma oficial de la institución, el inglés. Respecto a las banderas, la bandera oficial de las Naciones Unidas se coloca en el centro de las restantes, mientras que estas últimas se ordenan por orden alfabético de sus nombres en inglés. Dentro de su organización interna, las Naciones Unidas cuentan con protocolos establecidos específicos.

De igual forma, en la Unión Europea, tanto los países, como sus delegaciones o banderas, se colocan alfabéticamente según el idioma de origen del país, entre las que la bandera de la Unión Europea ocupa un lugar preferente. Asimismo, se contempla que las personas que reciben sean, al menos, de igual categoría que las que llegan. Para ejecutar correctamente toda su normativa interna, existe un Servicio de Protocolo ubicado en la Dirección General de Relaciones Exteriores.

Fuente de información:

Fernandez Souto, Ana Belén (coordinadora). Bernácer Sales, Teresa. Castellanos Medina, Deva. Romero Ania, Alberto. El protocolo internacional en la globalización económica.

Bibliografía recomendada:

de Urbina, J.A. El gran libro del protocolo.

Villarubias Solanes, F. Tratado de protocolo del Estado e internacional.

Post escrito por Carmen Rafecas

The event ROI Methodology

The return on investment is a way of expressing the contribution to profit made by an event in the corporate world. The profit is the net value created by the event minus the event costs. ROI is the profit expressed as a percentage of the cost of the event and the first planning objective.

The event ROI objectives are set for Level 5, the desired ROI from the event. To create value to stakeholders is necessary to achieve the change in behaviour of the participants, in the business world or its contribution to the mission of a non-profit organisation. From this level, objectives are cascaded downwards to Level 0.

The event ROI Methodology has six levels of objectives and evaluation: Measuring Level 0 – Target Audience. Measuring Level 1 – Delegate Satisfaction and Learning Environment. Measuring Level 2 – Learning. Measuring Level 3 – Behaviour. Measuring Level 4 – Impact. And finally, Measuring Level 5 – ROI Calculation.

If you have a good set of measurable objectives to start out, the rest is easy and the result is almost guaranteed. For every event it is recommended set three behaviour objectives and then measure one of them for a few participants. There are many ways to collect data, but is worth considering a well thought out questionnaire.

Source of information:

Event ROI Institute

Additional information:

The ROI Methodology is a further development of Donald Kirkpatrick’s model first published in 1959. His model had four levels; Satisfaction, Learning, Behaviour and Results. Jack Phillips added ROI as the fifth level and made the model operational through practical tools and guiding principles in the 1980’s.The methodology is explained in more than 60 books.

Post written by Carmen Rafecas

The European Cities Marketing

Events and meetings are those events that arise from a particular need or motivation that can be professional, social or cultural. When this need arises, it will be necessary an organizer that makes such activity appropriately and to help the organization. Event organizers could be companies or individuals who decide to direct the event, or count with the experience and professionalism of qualified personnel. These can be OPC or specialized travel agencies, associations or Convention Bureau.

In addition, the customer has more information about destinations and events, becomes much more exigent and demand better service and best price. Events and meetings have a very positive economic and social impact in the host cities destinations because it stabilizes demand to a destination offered in low season. Usually generate income urban tourism and business because the host city causes an expense that has a positive impact on the global economy.

To promote the events, the city marketing is useful to establish a communication strategy to make the image of a city widely recognized and accepted by the public and other agents involved. The European Cities Marketing improves the competitiveness and performance of the leading cities of Europe by providing a platform for convention, leisure and city marketing professionals to exchange knowledge, best practice and widen their network to perform even better.

The information and communications technology facilitate as well as the promotion, the organization and the development of events with new applications register participants, make payments of registrations or send invitations and announcements. Some examples of ICT for events, to finish: web platform, themed blogs, web tools, wikis, RSS, BIDI codes, software specialized on events, GPS systems and geographical location, social networks, mobile apps, etc.

Source of information:

Ocaña Albar, Inmaculada. La gestión de eventos y productos turísticos.

Links of interest:

EFAPCO – European Federation of the Associations of Professional Congress Organisers

The European Convention Bureau

European Cities Marketing

Post written by Carmen Rafecas

Before hiring event insurance

Before hiring event insurance, it is necessary to do more work on “what if” scenarios. The event cancelation insurance provides more than financial assistance for the cost associated with cancelling, or rescheduling an event. It is increasing the necessity of a risk management tool for organisers. Understanding the wording of the policy is essential, so have clear about what is covered and what is not. If there are economic resources, is advisable buying a policy that is underwritten by an insurer that specialises in providing tailored event cancellation cover.

Nowadays, conference organisers also should consider new headings to add to their contingency plans: bad weather, clouds of ash, political and security threats and the current outbreak of Ebola. However, WHO does not consider air transport hubs at high risk for further spread of Ebola. Obviously, the international association congresses ICCA are carefully monitoring the situation and are listening to feedback with their members in Africa, but up to now, there doesn’t seem to have been any noticeable impact on international association congresses taking place in Africa.

Sources of information:

ConferenceNews. November 2014. How to insure on moving event grounds.

Conference & Meetings World. Issue 77. Separating fact from fiction.

World Health Organization. Media centre. Fact sheet N°103. Ebola virus disease. Updated September 2014.

Post written by Carmen Rafecas

The Global Meetings and Events Expo

As the flagship show of Reed Travel Exhibitions IBTM Portfolio, The Global Meetings and Events Expo present an opportunity to learn and to update on the knowledge, and also a platform for business development. 15.000 professionals, buyers and exhibitors, from over 100 countries are coming together today’s for education, networking and business contacts.

The technology enables planners to get more information about delegates, to learn about their needs and expectations, and to design and tailor meetings based on requirements with the availability of big data, either during the registration process or at event, thanks to an app, and to adapt the program accordingly.

A lot of work is done on content management before and after the show and the content marketing strategy is the priority for IBTM Portfolio.

Related links:

EIBTM. The Global Meetings and Events Expo

IBTM Global Events

Organised by Reed Travel Exhibitions

Post written by Carmen Rafecas.

Prevention and safety management

Prevention and safety management at congresses requires that all workers need to hire to cover different positions in the assembly, disassembly and onsite must attend to specific training practices usually given in installations where the congress will take place. Training should be planned and practiced in sufficient time, so that all workers can address any issues that may arise related to the workplace when starting their service.

The worker must have the useful information, safety plan services marked: switchboards, toilets, exits emergencies, etc. and the phone list with service providers. Should also recognize warning signs, danger or obligation both visuals and sound, know in detail the means existing fire, escape routes and emergency exits, locate the first aid room and the medical kit and memorize the emergency protocol. Not least is know where are the boxes with operational connection.

Next, responsibilities and positions are distributed. Complete personal protective equipment will be provided to workers. For assembly and disassembly: safety shoes, safety gloves, safety helmet and reflective vest. And for onsite: corporate suit. Workers must be communicated between them throughout the service. It’s necessary to plan enough walkies for all, provide them with the battery charged and predict the charging time. It’s recommended a checklist.

During assembly and disassembly, no material or working tools that may not obstruct movement, nor may be left in aisles, may any emergency exits be blocked. Equally, access to connection boxes (electricity, telephone, television, gas, water, compressed air, etc.) must not be locked. Vehicles are not permitted inside the installations, unless expressly authorized by the organizers. For safety reasons inflammable materials and liquids may not be used and fabrics should include the relevant certificates.

The information provided considers Law on Prevention of Occupational Risks in Spain.

Post written by Carmen Rafecas

Bid for a congress

Bid for a congress is defined as an invitation to hold an international congress in a country. Normally, the national group or department of the international organization will be responsible for the management of the congress if the bid is successful. Having obtained a commitment, formal invitations can be prepared and the bid project can begin. A key factor in the bidding process is if the organization works through local members or with departments of the organization through professional intermediaries as the city Convention Bureau or direct with individual suppliers.

It is decisive to analyse the bid criteria with in-depth research to ensure the right decisions are made and the appropriate actions are taken. Then a bid team needs to be created. The bid members can consist of the person who initiated the bid (often the chairperson), the invited members from the same field and the representatives from: the PCO company, the Congress venue, the city Convention Bureau, the host country airline and the sponsors companies. It is accepted practice that the representative from the PCO leads the bid along with the initiator.

The project plan for candidacy should contain all the necessary information to analyse how these match up to each of its logistical, financial and internal objectives. Often the international organization has a set of formal criteria that must be answered. At the stage of presentation is when bidders have the biggest opportunity to influence decision makers in an emotional way. In some models the presentations are made by members only in other partners with suppliers and in others the suppliers present on their own.

As a result of globalization has increased the professionalism and excellent exchange of information. The success of a bid is highly influenced by the team work and effort. Governmental Institutions work alongside the city Convention Bureau and the PCO to secure the right to host the congress.

Useful links:

ICCA

IAPCO

Post written by Carmen Rafecas