El lugar de celebración puede hacer que la reunión sea todo un éxito, o por el contrario puede echarla a perder. El organizador tiene la responsabilidad de asegurarse que el lugar de celebración elegido se adapte a la reunión en cuestión. Por consiguiente, no vale la pena aceptar ningún lugar que no cumpla las expectativas. Y sin embargo, lo importante es que los asistentes recuerden la reunión y no tanto el lugar de celebración.

Cuando altos cargos deben reunirse para cerrar un negocio de importancia, lo que realmente se necesita es discreción.  En consecuencia, muchas reuniones se celebran en entornos rurales en los cuales se puede disfrutar de paz y tranquilidad. Y puesto que el cambio radical de entorno favorece en la concentración de la reunión, lo más acertado es celebrar la reunión en alguna propiedad privada, situada a las afueras de la ciudad y alejada del ruido.

Igual de importante es tomarse el tiempo que sea necesario antes de decidirse por un espacio determinado. Una vez elegida la sala de reuniones, el espacio restante se utilizará para la recepción, área de descanso y el catering. Asimismo, el organizador debe estar al corriente de otros requisitos específicos como por ejemplo la protección del material de valor y la protección de la intimidad en las reuniones de más confidencialidad.

Para finalizar, el organizador debe tener en cuenta las consideraciones medioambientales en el ámbito de las reuniones. Por ejemplo, la agencia Green Flag trabaja junto con la industria hotelera para estimular la conciencia relativa al medio ambiente. También los planes de reciclaje y eliminación de residuos de los hoteles, o bien la utilización de gasolina sin plomo en el transporte de alquiler, son acciones interesantes de comunicar a los delegados.

Post escrito por Carmen Rafecas.